Ulkoilupalavereilla puhtia päivään

Kello 08.05. Kahvihuoneessa käy vilinä, kun toinen toistaan väsyneemmät yksilöt yrittävät päästä kiinni elämään ja työpäivään kahvikuppi toisensa jälkeen. Keskustelujen aiheet vaihtelevat huonon kelin ja aamuruuhkan välillä. Pertti on taas myöhässä, joten aamupalaveria joudutaan siirtämään kymmenellä minuutilla eteenpäin.

Viikkopalaveri pidetään samassa neukkarissa kuin aina ennenkin. ”Täällä on sentään lämmintä”, ajattelen. Kuluu kolme minuuttia ja tajuan aikaisemman ajatuksesi ongelman. Täällähän on kuuma. Happi huoneessa on muuttunut hiostavaksi hiilidioksidiksi. Jokainen paikallaolija istuu huonossa ryhdissä ja viikon tavoitteiden esittely ei meinaa onnistua Marilta millään.  Lisäksi tuntuu, että aina samat ihmiset ovat äänessä vaikka tiedän, että Pirkolla on erittäin raikkaita ajatuksia. Harmi vain, ettei Pirkko tykkää olla esillä.

Kuviteltu tilanne, mutta monelle hyvin tuttu. Tämänkin kokouksen olisi varmasti saanut hoidettua tehokkaammin? Eikö olisi mahtavaa, jos palaverin jälkeen tuntisi enemmän energiaa kuin ennen sen alkamista? Entäs jos seuraava palaveri hoidettaisiinkin ulkona liikkuen?

On kokouksia, joissa tietokoneita ei tarvita. Liian usein kokousmuistiot ovat täynnä sinne kuulumatonta puuroa ja sanahirviöitä. Ulos lähtiessä jokainen voi ottaa mukaansa vain pienen muistivihkon ja lyijykynä (toimii niin Suomen talvessa kuin avaruudessakin). Tällä tavoin tärkeä tieto saadaan muistiin ja siirrettyä sähköiseen muotoon tehokkaammin.

Mutta miksi mennä ulos? Tässä kolme syytä:

  • Liikkumisen riemu! Jokainen tietää miten hyvältä tuntuu, kun istumisen sijaan nivelet, selkäranka ja lihakset saavat liikkua.
  • Hapen yliannostus! Tekee hyvää (tietotyöläisen) aivoille. Jos olet erimieltä, kokeile olla hengittämättä viiden minuutin ajan.
  • Ympäristön vaihtuminen! Kuinka hienoja ideoita saat istuessasi samassa toimistossa päivästä toiseen? Voisiko ympäristön vaihtamisella ja liikkuvalla toimistolla olla positiivinen vaikutus tehokkuuteen ja tuloksiin?

Hyötyjä siis riittää. Eikä se kovin vaikeaakaan ole.

Muistakaa sopia ulkoilupalaveri hyvissä ajoin, jotta jokainen pystyy valmistautumaan haluamallaan tavalla. Kokouksen järjestäminen ulkona vaatii myös erityistä valmistautumista vetäjältä, sillä ulkona on vaikeampaa puhua yli viidelle ihmiselle kerrallaan. Tämäkin onnistuu tarvittaessa, mutta silloin täytyy olla suunniteltuna hyvä ja tarkoituksenmukainen paikka.

ulkoilupalaveri

Voisiko toimistosi näyttää aamupalaverissa tältä?

Alkoiko kiinnostaa? Tässä vielä muutama kohdan muistilista:

  • Muista, että kyseessä on kokous eikä hikilenkki. Suunnittele tarkoin tavoitteet ja työtavat, joilla tavoitteisiin päästään.
  • Suunnittele reitti ja matka siten, että pysytte aikataulussa kiirehtimättä. On tärkeämpää saada asioita aikaiseksi, kuin tehdä 10 kilometrin lenkki räntäsateessa.
  • Valmistele työkaluja ja työskentelytapoja erilaisille ihmisille. Osa porukasta voi toimia kirjureina. Pistä kaikki kävelemään hiljaa seuraavat 5 minuuttia ja pura vasta sitten ongelman ratkaisut.
  • Suunnittele myös huolto. Onko toimistollanne mahdollisuus käydä suihkussa. Vai voitteko käyttää läheisen kuntosalin tiloja peseytymistä varten.

Uskaltaisitko sinä kokeilla kokousta liikkuen? Ulkokouksen ajankohdaksi sopii yleensä parhaiten ”hitaammat” työajankohdat. Aamulenkki kello 08.00 antaa virtaa pitkälle iltapäivään. Myös kello 15.00 ulkopalaveri antaa happea aivoille juuri silloin kuin sitä kaivataan eniten. Jos et uskalla siirtää tiimiäsi ulos kerralla voit kokeilla tätä työtapaa miniatyyrikoossa vaikka yhden tai kahden työkaverin kanssa lounaan yhteydessä.

Lenkki voi olla myös ulkopuolisen vetämä tai ohjaama. Ulkopuoliseksi saattaa riittää jopa henkilö toisesta tiimistä tai eri yksiköstä. Itse olen toiminut muutaman ulkoilupalaverin vetäjänä. Eräällä niistä teemana oli tiimin rakentuminen, muotoutuminen sekä tiimiläisten väliset suhteet. Aikaa kului reilu tunti kevyillä verryttelyillä ja lyhyillä tauoilla. Ulkopuolinen vetäjä mahdollisti avoimemman ympäristön keskustelulle sekä mahdollisti myös normaalisti passiivisempien henkilöiden ajatusten esiin nousemisen.

Happirikkaita ja liikuttavia palavereita kaikille!

Työtavat testissä –juttusarjan tarkoituksena on kertoa työelämän tavoista sekä niiden muuttamisen ihanuudesta ja vaikeudesta eri ihmisten näkökulmasta. Tule sinäkin mukaan Työtapatestaajaksi!

Vili Urpilainen

Vili Urpilainen on valmistunut Kadettikoulusta, mutta työskentelee tällä hetkellä myynnin parissa. Kun toimistona toimii valtaosan päivästä kynä, lehtiö ja maastokengät, on aikaa ja tilaa ajatella. Seuraa Vilin twiittejä @vonelone.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *