Tehtävälistat kuntoon oikeilla työkaluilla

Omien tapojen muuttaminen ei ole helppoa. Väitteen uskominen on helppoa, mutta silti se onnistui vaikeudellaan yllättämään työtapatestissäni.

Kipinä muutokselle

Ajatus työtapojen muuttamisesta oli jo pidempään mietityttänyt minua. Ensimmäinen kipinä syttyi, kun kuulin Saku Tuomisen esittelevän 925-hanketta ICT-alan seminaarissa vuonna 2012. Esityksestä innostuneena päätin muuttaa yrityksemme palaverikäytäntöjä yksinkertaisella ja humoristisella otteella. Valitsin kohderyhmäksi kuukausittaisen ryhmäpalaverin osallistujat ja kaksi selkeää sääntöä; palaverissa ei räplätä puhelimia tai tietokoneita ja keskinäisten supatteluiden sijaan keskitytään yhteiseen aiheeseen. Muutosta keventääkseni hankin itselleni jalkapallosta tutut varoituskortit. Korteitta palavereista selvinneille hankin palkinnoksi hedelmiä.

Organisaatiomuutoksessa ryhmä vaihtui ja luovuin korteista ja hedelmistä. Muutoksen laajempi vaikutus jäi vaatimattomaksi, vaikka ensimmäisellä kerralla jakamani banaanit nousevat vieläkin keskusteluissa esiin. Oman toiminnan muuttaminen on kuitenkin helpompaa, kuin koko organisaation toiminnan muuttaminen. Onnistumiset oman tekemisen kehittämisessä on myös mukava jakaa työkaverien kesken ja sitä kautta on mahdollista rohkaista muitakin muutokseen. Tämä ajatus mielessä tartuin työtapatestin haasteeseen.

To do -listat apuun

Useista työtapojen tehostamisen vaihtoehdoista valitsin nopealla seulonnalla kokeiltavaksi päivittäisten to do -listojen käytön kuukauden ajan. Työtehtävien organisoinnin lisäksi listojen käytössä minuun vetosi ajatus, että saisin konkreettisemman tuntuman aikaansaannoksistani. Saadakseni ryhtiä työtapatestiini, haastoin kaksi kollegaani mukaan listojen tekoon.

Testauksen alussa etsin insinöörimäisesti sopivia sähköisiä työvälineitä. Vertailin erilaisia mobiilisovelluksia, sekä tutkin nykyisten toimistosovellusten ominaisuuksia. Hyvin nopeasti huomasin fokuksen karkaavan listojen tekemisestä optimaalisen työkalun löytämiseen. Tästä syystä päätin toimia itselleni poikkeuksellisella tavalla ja ryhdyin listaamaan päivittäiset tehtäväni Post-it -lapuille. Osana listojen tekemistä päätin käyttää päivän päätteeksi viitisen minuuttia päivän tekemisten arviointiin.

Ensimmäisellä viikolla unohdin tehdä listan muutamana aamuna. Vanhoista rutiineista irti pääseminen ja uuden mukaan tuominen tuotti vaikeuksia. Erityisesti päivän tekemisten arviointi unohtui useammin, kuin muistui mieleen. Toisella viikolla listojen tekeminen sujui jo paremmin. Joskus listasin seuraavan päivän tehtäviä edellisen työpäivän päätteeksi, varsinkin jos tiesin, että seuraavana aamuna en siihen ehtisi. Kaikkia listan tehtäviä en aina ehtinyt tekemään ja silloin siirsin ne seuraavan päivän tehtäviksi. Rutiinin löydyttyä noudatin sitä lokakuun ajan ja tavallaan noudatan edelleenkin.

Kohti pysyvää muutosta

Yksi tavoitteistani, konkreettisuuden löytäminen työhöni toteutui listojen myötä. Valmiiksi saatujen tehtävien kuittaaminen tuntuu jostain syystä todellisemmalta, kuin niiden hoitaminen vain lennosta. Myös tehtävien organisointi eri päiville on auttanut arjen jäsentämistä. Päivän to do -listat antoivat kuitenkin arjen hallintaan vain mikrotason työkalun. Pidemmän aikavälin työläämpien tekemisten ja muista kanavista tulevien tehtävien sovittaminen osaksi erillistä päivittäistä to do -listaa ei onnistunut luontevasti. Testin aikana minua vaivasi ajoittain tunne, kuin olisin siirtänyt katseen horisontista kohti varpaiden kärkiä. Siitä huolimatta kokeilu oli kannattava ja toimi perustana pysyvämmälle muutokselle.

Olen jo pidemmän aikaa hallinnut sähköpostin inbox:in kaaosta merkitsemällä toimenpiteitä aiheuttavat postit sopiville määräpäiville. Nämä näkyivät käyttämäni Outlook-sovelluksen tehtävälistalla samassa näkymässä kuin sähköpostitkin. Jostain syystä en ollut aiemmin innostunut hyödyntämään Outlookin tehtäviä sen laajemmin. Tästä seurasi, että merkityt postit ja muutamat harvat tehtävät roikkuivat listalla erääntyneinä.

Kalenteri_todo

Etsiessäni päivittäisille to do -listoille sopivaa paikkaa, törmäsin jo pidempään Outlookissa olleeseen ominaisuuteen, jolla päivittäiset tehtävät saa esiin kalenterinäkymään. Vanha ominaisuus, jonka aiemmin olin ohittanut hyödyttömänä, löysi yllättäen paikkansa. Nyt olen reilun kuukauden ajan kirjannut to do -listat, niin pienempien, kuin isompien töiden osalta Outlookin tehtävälistaan, jossa myös toimenpiteitä aiheuttavat sähköpostit majailevat sulassa sovussa. Nyt näen kalenterin kautta helposti päivän menot ja tehtävät. Löysin sittenkin sähköisen välineen to do -listojeni hallintaan, jota voin suositella myös muille.

Työtavat testissä –juttusarjan tarkoituksena on kertoa työelämän tavoista sekä niiden muuttamisen ihanuudesta ja vaikeudesta eri ihmisten näkökulmasta. Tule sinäkin mukaan Työtapatestaajaksi!

Petteri Pulkkinen

Petteri Pulkkinen toimii AinaCom Oy:n tietohallintopäällikkönä ja etsii aktiivisesti uusia tapoja, sekä välineitä tietotyön uudistamiseksi. Kiinnostus teknologiaan ja internet-ilmiöihin auttaa etsinnöissä. Seuraa Petterin twiittejä @p_pulkkinen. Tämän blogin kirjoittaminen ei ollut to do –listalla ja sen huomaa viivästyksestä.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *