Luo 45+15 -palaverikäytäntö

Ongelma: Palavereja on paljon, monilla jopa siinä määrin, että niiden välillä ei ole taukoa tai siirtymäaikaa. Ihmiset eivät ehdi kävellä, saati ajaa seuraavaan paikkaan, puhumattakaan siitä, että he ehtisivät hengähtää hetken ja virittää mielensä seuraavaan teemaan. Tämä johtaa siihen, että palavereista lähdetään joko liian aikaisin, eikä olla paikalla sopimassa päätöksistä, tai seuraavaan tullaan myöhässä, eikä päästä heti kärryille mistä palaverissa on kyse.

Idea: Otetaan käyttöön välitunnin käsite. Uudessa työviikossa palaverien standardikesto on aina 15 minuuttia totuttua lyhyempi. Esimerkiksi tunnin palaveri kestää 45 minuuttia, ja puolen tunnin sijaan voi kokeilla, josko 15 minuuttia riittäisi. Pidemmät palaverit ja workshopit koostuvat näistä moduleista siten, että väliin jätetään sopivasti taukoja.

Kommentteja: 925-hankkeen yhteydessä useammassa yrityksessä omaksuttiin 45 minuutin palaverikäytännöt saman tien, ja palaute oli valtavan positiivista. Eri työyhteisöt keksivät omia variaatioitaan; yhdessä kommentoitiin, että oma palaveri kannattaa ajastaa alkamaan 15 minuuttia yli tasatunnin, jotta kaikki ehtivät siihen heti alkuun mukaan – nekin, jotka tulevat tasalta loppuvista palavereista. Toisessa yrityksessä ruvettiin jo kaavailemaan, miten käytössä olevaan kalenterityökaluun saataisiin varauksen vakioasetukseksi 45 minuuttia.

Sitaatti tutkimuksesta: ”Todella iso muutos. Kaikki asiat ehdittiin sopia 45 minuutissa. Tuntui jopa, että paremmin ja tehokkaammin kuin tunnissa. Ei mitään negatiivista sanottavaa.”

Julkaisemme joka viikko poimintoja Saku Tuomisen ja Pekka Pohjakallion kirjoittamasta kirjasta Työkirja – Työelämän vallankumouksen perusteet. Osa poiminnoista on lyhennetty ja muokattu blogiin sopivammiksi.

925

925 Design on paremman työelämän suunnittelutoimisto. Tehtävämme on saada ihmiset ajattelemaan rohkeammin, toimimaan järkevämmin ja väsymään vähemmän. Taistelemme työpäivien pirstaleisuutta ja sekavuutta sekä jatkuvaa kiireen tunnetta vastaan.

Avainsanat: , ,

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *