Jäsennä tärkeimpien asioiden abc

Ongelma: Firmassa on monia usein toistuvia asioita, jotka vaivaavat ihmisiä, ja kuitenkin kaikki myöntävät, että noiden ongelmien ratkaisemiseksi ei ole tehty mitään. Ei ole olemassa yhtä tapaa, jota kaikki yrittäisivät noudattaa.

Idea: Luodaan tärkeimmille käytännöille yksinkertaiset abc-säännöt. Ne voivat esimerkiksi olla: palaverien abc, sähköpostin abc, avokonttorin abc ja etätyön abc. Esimerkkejä näistä on esitelty alla.

Palaverien abc

  1. Muoto. Päätä, onko kyseessä 15 minuutin, 45 minuutin vai tunnin ja 45 minuutin palaveri.
  2. Alku ja loppu. Aloita ajallaan, aina. Lopeta kun asiat on käsitelty, älä ylitä aikaa.
  3. Agenda. Suunnittele palaveri huolella. Hyvä agenda, selkeä tavoite, osallistujat.
  4. Rytmi. Älä sekoita helppoja ja vaikeita, nopeita ja hitaita asioita.
  5. Muistiinpanot. Joku pitää kirjaa. Aina. Vaikka olisi vain kaksi osallistujaa.
  6. Päätä. Tee selkeät päätökset siitä, kuka tekee ja mitä palaverin jälkeen.
  7. Next steps. Seuraava palaveri? Onko tarvetta? Jos on, koska?

Sähköpostin abc

  1. Lyhennä. Lähetä selvästi nykyistä lyhyempiä viestejä. Usein viisi riviä riittää.
  2. Otsikoi. Otsikoi niin, että kaikki tietävät heti, mistä on kyse. Esimerkiksi NNTR (no need to response).
  3. No cc. Jos käytät cc:tä, muista, että et saa vaatia toimenpiteitä.
  4. Don’t reply all. Käytä reply all -komentoa vain jos on tärkeää, että kaikki näkevät vastauksesi.
  5. Inbox zero. Opettele pitämään inbox tyhjänä. Muuten se ahdistaa ja vie hallinnan tunnetta.
  6. Vastaa, arkistoi, deletoi. Vastaa, jos vaatii vastausta. Arkistoi, jos haluat säästää. Muuten deletoi.
  7. Luo oma rytmi ja tavat. Älä esimerkiksi avaa meiliä, ellet ehdi vastata tai opettele deletoimaan puhelimella ja vastaamaan tietokoneella.

Avokonttorin abc

  1. Personoi. Jokainen työyhteisö on erilainen. Sovi teille sopivat säännöt.
  2. Kirjaa olennaiset asiat ylös. Pitäkää yhteinen palaveri, jossa sovitte esimerkiksi seuraavista asioista: Keskeyttäminen – Saako keskeyttää koska tahansa? Jos ei, mikä on merkkinä ”älä häiritse” -tilanteesta. Musiikki – Saako kuunnella musiikkia? Jos taustamusiikkia, millaista. Puhelimessa puhuminen – Avotilassa vai jossain muualla. Muut asiat – Esimerkiksi siisteys, syöminen, suitsukkeet, kynttilät jne.
  3. Jousto. Muista, että joskus tarvitaan kompromisseja, kun etsitään mallia, joka sopii kaikille.

Etätyön abc

  1. Säännöt. Luo mahdollisimman oikeudenmukaiset säännöt mahdollisimman monelle.
  2. Informoi. Kerro mitä työtehtäviä teet kotona. Se hälventää epäluuloja.
  3. Suunnittele. Suunnittele päiväsi ja tavoitteesi huolella. Luo suunnitelma. Muista tauot.
  4. Ole yhteydessä ja tavoitettavissa, ellei tehtäväsi vaadi poikkeuksellista rauhaa.
  5. Keskity aikaansaamiseen, ei aikaan. Vähempi aika saattaa riittää, koska saat enemmän aikaan.
  6. Älä tunne huonoa omaatuntoa. Ole ahkera, mutta nauti myös ”vapaudesta”.
  7. Jousta. Joskus on järkevämpää olla toimistolla, vaikka olisit sopinut kotipäivästä.

Kommentteja: Yhteiset pelisäännöt oli yksi eniten esiin nousseita asioita koko 925-hankkeen tutkimuksessa. Ihmiset kaipasivat sääntöjä kaikkiin yllä mainittuihin.

Sitaatteja tutkimuksesta: ”On vaikea noudattaa mitään tapaa, kun mitään tapaa ei ole sovittu. Kaikki toimivat ihan miten sattuu. Ei ihme, että meilejä hukkuu ja palaverit ovat mitä ovat.”
”Kaikkien pitäisi olla sitoutuneita uusien toimintatapojen noudattamiseen, jotta näkyisi jotain muutosta. Tuntuu siltä, että on hankala muuttaa opittuja tapoja, vaikka ne eivät toimisikaan.”

Julkaisemme joka viikko poimintoja Saku Tuomisen ja Pekka Pohjakallion kirjoittamasta kirjasta Työkirja – Työelämän vallankumouksen perusteet. Osa poiminnoista on lyhennetty ja muokattu blogiin sopivammiksi.

925

925 Design on paremman työelämän suunnittelutoimisto. Tehtävämme on saada ihmiset ajattelemaan rohkeammin, toimimaan järkevämmin ja väsymään vähemmän. Taistelemme työpäivien pirstaleisuutta ja sekavuutta sekä jatkuvaa kiireen tunnetta vastaan.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *