Yksinkertaistamalla irti sähköpostin kahleista

Sanaan sähköposti liitetään lähes poikkeuksetta negatiivisia konnotaatioita. Onko sähköposti työkaluna oikeasti niin huono, että se aiheuttaa ihmisille ainoastaan murhetta ja tuskaa, vai onko ongelma siinä että sitä käytetään väärin?

Tietenkin sitä käytetään väärin. Kaikki tietävät, että sitä käytetään väärin. Kaikki sadattelevat sitä, kuinka järjetöntä tuo väärinkäyttö on, mutta silti ihmisiä tuntuu ohjaavan joku vääjäämätön voima, joka suorastaan pakottaa jatkamaan kuten aina ennenkin. Mikään ei koskaan muutu, vaikka ongelmaa hierotaan ihmisten naamaan päivästä toiseen.

Ajattelin erota massasta ja olla erilainen nuori. Arvioin omaa käyttäytymistäni ja tunnistin yhden selkeän ongelman: Tein yksinkertaisesta kommunikaatiosta äärimmäisen monimutkaista.

Olin sääntöguru. Arkistoin viestejä eri kansioihin lähettäjän ja projektin mukaan, liputin tärkeitä maileja, pidin to-do listaa, sekä pyrin siihen maagiseen Inbox Zero -nimiseen tilaan. Luulin olevani äärimmäisen tehokas, mutta todellisuudessa juoksin jatkuvasti perässä. Kännykällä luetut mailit jäivät vahingossa lukukuitatuksi inboxiin ja siten reagoimatta, useat kansiot pursuivat lukemattomia maileja, enkä oikeastaan koskaan hallinnut sähköpostiani, vaikka käytin siihen kohtuuttoman paljon huomiota ja työaikaa.

Deletoin kerralla kaikki viestit kansioineen ja aloitin alusta.

Pelkäsin ydintuhoa, mutta sain vain kaksi muistutusta vastaamattomista maileista. Tein yhden keskeneräiset-kansion, poistin kaikki säännöt ja aloin siirtämään käsin kaikki huomionarvoiset viestit keskeneräisiin.

Kun saan sähköpostin, se menee aina ensiksi inboxiin. Mikäli viesti on tärkeä, teen jotain seuraavista:

1. Välitön reagointi
2. Siirto keskeneräisiin myöhempää lukemista varten
3. Siirto keskeneräisiin myöhempää toimenpidettä tai arkistointia varten

Kun minulla on aikaa ja pystyn oikeasti keskittymään, tyhjennän keskeneräiset-kansiota kuin To Do -listaa. Pidän huolen, että lista ei ole koskaan yhtä ruutua isompi. Kun asia on hoidettu, viesti lähtee keskeneräisistä joko roskakoriin tai arkistoon. Pyrin kuitenkin välttämään arkistointia ja säilytän vain tärkeimmät viestit.

Mikäli viesti on turha tai ei kiinnosta, kuittaan sen vain luetuksi ja jätän inboxiin. En koskaan poista viestejä inboxista, vaan annan sen olla viestien kaatopaikkana tai arkistona, näkökulmasta riippuen.

Pelkäsin näin suuren muutoksen aiheuttavan hallitsemattoman kaaoksen, mutta lopputulos oli täysin päinvastainen. Turha lukemattomien viestien aiheuttama kohina katosi, fokus parani ja sähköpostin käytöstä tuli äärimmäisen helppoa ja tehokasta, erityisesti mobiilisti.

Se, että tekemättömät asiat eivät paina takaraivossa, tuntuu yllättävän hyvältä!

P.S. Suosittelen hoitamaan sähköposteja pääasiassa kännykällä tai tabletilla. Tekemisestä tulee automaattisesti yksinkertaisempaa ja mikä parasta, viesteistä tulee lyhyitä ja ytimekkäitä. Win-win sekä lähettäjälle että vastaanottajalle.

Työtavat testissä –juttusarjan tarkoituksena on kertoa työelämän tavoista sekä niiden muuttamisen ihanuudesta ja vaikeudesta eri ihmisten näkökulmasta. Tule sinäkin mukaan Työtapatestaajaksi!

Mikko Olkkonen

Mikko Olkkonen vastaa Soneran kuluttajien datatarjoomasta ja vannoo joustavien työskentelytapojen nimeen. Jatkuva itsensä haastaminen ja asioiden kehittäminen ajaa kokeilemaan kaiken maailman hullutuksia, jotka saattavat välillä johtaa epäonnistumisten sijaan myös oivalluksiin. Seuraa Mikon twiittejä @matalalentoa.

Yksi kommentti kirjoitukseen “Yksinkertaistamalla irti sähköpostin kahleista

  1. Hyvä blogi Mikko.

    Ja onnittelut sähköpostin kirouksen murtamisesta onnistuneemmin, kuin moni kohtalotoverisi (ml. allekirjoittanut). On aivan totta, että maili tuntuu aiheuttavan murhetta ja turhautumista suurimmalle osalle tietotyöväestä, mutta ei siitä kannata poiskaan siirtyä. Eikä päästäisikään.

    Sähköpostin luonteessa on näköpiirissä muutos. Prosessit (muutkin, kuin sähköposti-pohjaiset), taustajärjestelmien hallinnointi (esim. työkulkujen hyväksyntä), oma verkosto ja tiedostojen jako sekä editointi on mahdollista hoitaa oman ”mailisovelluksen” työpöydältä. Kiinnostavaa nähdä kuinka moni näkee tämän muutoksen ahdistajana, ja kuinka moni mahdollistajana.

    Tällä hetkellä vaikuttaa olevan selviytymisehto, että niin ihmiset kuin yrityksetkin pystyvät re-designaamaan itsensä. Uskon, että myös tuo uusiutumisprosessi tulee olemaan lähes jatkuva kiihtyvän teknologiakehityksen ja sen myötä niin kuluttaja- kuin yritysasiakkaiden käyttäytymisen muutoksen myötä. On kyllä hemmetin hienoa päästä näkemään ja kokemaan tätä aikakautta.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *